С 1 января появился цифровой формат трудовых книжек. Перевести сотрудника на электронную книжку можно только с его согласия. Тем, кто впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года, бумажный документ заводить не придется. Подробности читайте в обзоре.
Как взаимодействовать с ПФР
Какие сведения передавать
Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую вносят в трудовую книжку. Исключение - записи о поощрениях и образовании.
Направлять данные в Фонд нужно в случае:
- приема сотрудника;
- постоянного перевода;
- увольнения;
- написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.
Подавать сведения также следует при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.
Когда передавать сведения
В 2020 году направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.
При подаче сведений в первый раз их придется дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.
Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их "передвижения", поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.
С 2021 года уведомлять о приеме и увольнении работника понадобится не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.
Как сообщать информацию
Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД. Как ее заполнить, читайте в обзоре.
Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним из способов:
- с помощью своих программно-технических средств;
- с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.
Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их потребуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, могут передавать информацию на бумаге.
Как взаимодействовать с работниками
Не позднее 30 июня 2020 года нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.
Работник выбрал электронную трудовую книжку
Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.
С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.
Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно будет предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:
- в период работы - не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
- в день увольнения.
Выдавать данные нужно по форме СТД-Р. Проект формы представлен на публичное обсуждение. Подробнее о ней читайте в обзоре.
Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.
Подробнее о том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в путеводителе по кадровым вопросам.
Работник выбрал бумажную книжку или промолчал
Сотрудники решают вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.
Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.
Обратите внимание: при приеме сотрудники могут предъявлять сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет - попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.
Какую ответственность планируют установить за неподачу СЗВ-ТД
Предлагают ввести административную ответственность для должностных лиц, которые два раза и более в течение года нарушат сроки подачи сведений в ПФР или направят неполную или недостоверную информацию. За это будет грозить предупреждение. Депутаты приняли проект в первом чтении.
Федеральный закон от 16.12.2019 N 436-ФЗ